你知道小至私自窃取公司文具，大至涉及上百万巨款的贿赂案等，都是属于一种欺诈犯罪行为吗？企业一旦涉及欺诈罪，其声誉及财务将大受损害。而在商业活动中，采购欺诈是最常见的员工欺诈行为，但这通常不易被察觉，且也很难被证实与成功起诉，它就像一只蛀虫一步一步啃噬整个企业。
提高采购欺诈意识
欺诈与贪污一直是全球共同面对的问题，尤其在经济紧缩下，大公司不断削减成本，买家、出口商、分销商都要求供应商提供更多价廉物美的产品，无意间让买与卖的过程中，出现“采购欺诈”的空间。
一场由环球训练机构（Universal Training&Consultancy）举办的《了解采购欺诈：辨识、发现与防范》工作坊，吸引来自世界各地企业的管理者、采购商与国内大型国营企业公司相关部门的职员出席，以提高对采购欺诈的意识。
欺诈=罪行
来自澳洲的物流、采购与供应链管理专家皮特纳格尔博士（Dr Pieter J A Nagel）表示，“任何人未经认可便从公司获取非法的财产都属于诈欺犯罪行为，这非但让企业浪费更多资金，形象也将毁于一旦。这对有规模与系统的大公司来说，只要找出肇祸者出来，企业还是可以回复运作。但对于中小型企业来说，风险更大，因为它们没有多余的资源来复原，一旦发生诈欺，企业的名声与资金耗尽，甚至无法在市场上继续存活。”
了解欺诈（Fraud）
要了解何为欺诈，首先就从“欺诈三角形”理论（Fraud Triangle）开始。这是由美国人史蒂文（W.Steve Albrecht）所创立，他认为企业舞弊的主要原因有3：压力、机会与借口，而在每个欺诈和腐败案里都不缺这3大要素。
1.经济压力（Finacial Pressure）
●员工所承受的环境压力、欲望或贪婪作祟，会燃起其欺诈的念头。
●比如你想买一间房子，支付不起、或者喜欢赌博，把钱输光了、或者某亲戚生病，需要医疗费用、或者同时拥有以上几种情况，然后一些人就可能开始滥用权力。
2.机会（Opportunity）
●公司具备可以进行舞弊，而又能掩盖起来、不被发现、逃避惩罚的一个可能性。
●比如像企业缺乏降低舞弊发生及侦测舞弊行为的内部控制、工作质量没有办法得到检验、缺乏惩处措施、消息不可靠、审查制度不健全、审查人员能力不足等等。
3.借口（Rationalization）
●舞弊者的道德观和价值观会促使他主动犯错，并且为自己的行为找到借口，合理化行为。
●比如说我对某间公司非常重要，但公司却没按我的价值支付足够的薪水给我。我是不是该更值钱？或者我看到其他人也这样做，为何我不能？
举个实例吧，澳洲著名电器品牌公司的一位女高阶金融管理，拥有市场决策权，可以私自批准及动用公司的资金，并且决定采购与下单。于是，让她有机会盗用公司资产购买房屋，加上本身有赌博习惯，导致她对金钱有需求。
由于公司的金流全由她个人管理，她可以先拿钱出来投资，再将获得的利益放回公司，将公司的账目玩弄于股掌中。
听上去不可思议，事实就是如此，这就是为什么在一个高压、机会多与借口多的国家，特别容易发生贪赃舞弊事件。有时候，这种压力可能并非来自个人而是公司，比如老板给你一定的销售额或要拿到某个合同，这时可能让你去收买一个客户。
防范采购欺诈：
防范于未然。纳格尔强调，“企业最重要是竖立起防止采购欺诈的文化，与提供员工相关培训，提高对欺诈意识的认知。当大家都互相监督与检视，将可阻止任何不法分子有机可趁。”
●树立正确的企业文化
在非洲或亚洲一些地区，贿赂行为或许被视为商业文化的一部分，但若要发展国际贸易，管理者应主动制定与颁布反欺诈的政策，针对欺诈或不道德的行为竖立严格的惩戒机制。
●进行评估内控
聘请忠诚的员工，有规律地做突击会计审查，都可消除舞弊的机会。在所有采购环节中，实行透明化的管理与互相监督系统，千万别让同一个人在交易流程拥有过度的控制权。
可建立安全的投报热线，让告密者匿名告发任何不当行为。
●谨慎选择与合同权责
除了内部审查，对于供应商的资料与背景也要有全面的调查与掌握，随时保持怀疑的态度。签署合同时须谨慎，在法律有效的权责内，写清楚所有采购的明细项目与条款，以防日后有漏洞或进行欺诈的空间。
3因素促成欺诈发生
一宗交易、一个部门，要发生欺诈事件，不是件太难也不是容易的事，一般上它必须有3个因素到齐后，才会发生。
1.市场上的产品质量差异大；
2.员工掌握一定的资金使用权；
3.欺诈的成本低且企业监管难以到位。
我们称以上为“欺诈3要素”。一旦都到齐，欺诈事件就随时会发生。哪为何采购部门会是企业内部欺诈风险的高发区？而从采购到分销，无论是内部员工或是外部供应商、分销商与竞争对手都有机会进行欺诈吗？
以下将说明采购部环节中，层层关系职责与当中或会发生的欺诈事件。
前期 开放竞标
●供应商串通合谋（collusion）
企业要召开竞标时，投标者私底下同意递交高价标书，以便让事先选定的供应商轮流赢得合同。这种情况常发生在天然气与石油工业、废物处理等起点较高的行业。
●采购员操纵投标
采购员因为私利，随意篡改标书、进行不必要的重新招标、延迟接受申请等。订约员可能威胁投标者给予回扣，以换取投标资格。
●采购员与投标人合谋
采购员故意将合格的投标者排除在外，或与A供应商有私交，并向A供应商泄露内部资讯或其他竞争者的商业机密（如价格），使A供应商有更高优势获标。
●贿赂和回扣
投标者为了赢得竞标而支付贿赂和回扣。采购员通过收受礼物、回扣或款待，获得利益。这在采购欺诈中最为普遍且严重。
中期 投标后
●滥用定额备用基金
由签约者保管的备用小额现金款项，有可能被利用为个人虚报或非授权支出的费用，或者利用假收据，直接由基金付账。
●不必要的采购
不必要、过度或者不适当的物品或服务采购，或者基于个人用途或转售目的的采购。
后期 合同管理
●不完整的合同
合同上没有明确的职权分配，导致采购审批流程和付款机制不完整，采购员或仓管员可从中获取个人利益，如在盗窃库存设备与其他资产。
●未能达到合同规范
供应商提供不符合合同规范的工作、服务或货物，比如在合同上原本列明高成本原料，却采用低质代替品，生产出劣质的产品，或采用更低廉的人力开销等。
“一个采购部经理可能与外部的供货商勾结，也可能与整个采购部、会计部与销售部的员工私下串通，共享利益，甚至勾结外部公司一起共谋犯案。”皮特举例说明欺诈规模涉及的大小层面。
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